El dicho de que las primeras impresiones significan que todo es más cierto que nunca en el mundo de los correos electrónicos .
Si ve paredes de texto grueso o palabras mal escritas, es probable que rebote o pierda el foco, independientemente de si un ejecutivo de alto nivel, un miembro de la familia o algún especialista en marketing que presenta historias escribió el correo electrónico.
La mala etiqueta del correo electrónico puede arruinar las relaciones entre sus clientes, equipo y socios.
Después de experimentar fallas en la comunicación debido a mis propios correos electrónicos defectuosos y luego entrenar a otros escritores y clientes a través de este problema común, he permitido que los siguientes principios guíen los correos electrónicos claros y conscientes.
Los siguientes son 16 consejos sobre cómo dejar de escribir correos electrónicos promedio. Sé diferente.
1. Primero, no tengas un nombre de correo electrónico ridículo
Esto es obvio para la mayoría, pero veo correos electrónicos provenientes de YouCould@, MakeMoney@, etc. Use nombres reales; los ridículos suenan poco profesionales.
Para los correos electrónicos personales, siempre funcionan dos fórmulas: nombre e inicial del apellido o nombres completos, como ronl@ o ronlieback@.
Para otros correos electrónicos utilizados por un equipo para decir acceso al sitio web de un cliente o informes de rendimiento, use términos más genéricos, como equipo@, ventas@, etc.
2. Líneas de asunto claras
No seas vago aquí. Los dos puntos principales de una línea de asunto son de qué se trata el correo electrónico y la acción necesaria. Esto simplifica las cosas y aclara cualquier confusión.
Esta fórmula también lo ayuda a encontrar correos electrónicos cuando realiza una búsqueda.
Además, puede influir en las aperturas mediante el uso de corchetes y paréntesis al comienzo de la línea de asunto. Úselos para establecer el tono y usar mayúsculas en esa parte del correo electrónico, dejando el resto de las oraciones estándar en mayúsculas. Un ejemplo para un miembro del equipo:
[Ediciones necesarias] El artículo de escritura fantasma de XXX necesita ediciones finales
Un ejemplo para un cliente:
[Acción necesaria] El artículo de redacción fantasma sobre la etiqueta del correo electrónico necesita aprobación
3. Cambia la línea de asunto al responder
Al responder a un correo electrónico, actualice la línea de asunto para mayor claridad.
Una forma de hacer esto rápidamente es:
[Respuesta de Ron] Re: ¿Recibiste el nuevo informe de SEO?
4. Un tema por hilo
Esta es una regla de oro de la claridad . Cuando responda un correo electrónico, solo discuta el tema principal del hilo. Esto hace que las cosas sean menos confusas y mucho más fáciles de encontrar respuestas al buscar hilos de correo electrónico (es por eso que siempre necesita una línea de asunto clara que explique el asunto y la acción necesarios).
5. Hello…Bye: dirigirse a los destinatarios
En primer lugar, diríjase siempre al destinatario por su nombre. No empieces a hablar. Eso demuestra que no tienes tiempo para ellos y no te importa (aunque los correos electrónicos deben ser breves y directos).
No uses jerga o lenguaje callejero, como “Hola”.
Piense en la forma en que se dirigiría a un respetado veterano de guerra oa una dama de 100 años. Sea sincero pero sencillo.
Mis tres favoritos son:
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Hola (nombre)
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Buenos días (nombre)
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Buenas noches (nombre)
Siga el mismo proceso al decir adiós.
Mis tres favoritos son:
Este último es uno de mis favoritos después de leer Onwards de Howard Schultz . Lo uso más con socios que con clientes, a menos que algo sea súper emocionante.
6. Personaliza la firma para amplificarte a ti y a tu negocio
Tenga siempre una firma personalizada que como mínimo enumere:
Además, si publica regularmente en publicaciones de terceros, escribió un libro o apareció en un canal de medios de confianza, mencione eso en su firma: Lea el “título” de mi último libro; lee mi último artículo de Entrepreneur ; etc
7. Formato con párrafos cortos y ver cosas divertidas
¿Alguna vez recibió un correo electrónico que es solo un párrafo largo? Este bloque de texto parece desafiante y perderá el enfoque.
Usa párrafos más cortos. Una o dos frases.
Y mantenga las oraciones cortas y concisas . Esto permite a los lectores recibir su mensaje de forma rápida y clara.
Además, tenga cuidado de usar signos de exclamación y emojis.
8. Nunca escribas emocionalmente
Cuando las emociones fluyen, especialmente de manera negativa o presionada, no escriba sus correos electrónicos. Si las cosas son urgentes, como un correo electrónico urgente de un cliente sobre una fecha límite incumplida, tómese un segundo y respire. Sal a dar un paseo rápido. Abre un libro. Haz cualquier cosa durante algún tiempo, pero piensa en responder.
Luego responda cuando se actualice, o si trata con alguien que espera respuestas extremadamente urgentes, responda que le responderemos lo antes posible. Entonces toma ese descanso mental .
Este es también el genio de los borradores. Créelos para correos electrónicos súper esenciales y duerma con ellos. Al día siguiente, lo más probable es que cambies lo que quieres decir y ese mensaje será mejor y más atractivo.
9. Responda de manera oportuna
Los tiempos de respuesta varían según la urgencia.
Espero que mi equipo responda a los clientes por EOD para cosas urgentes, como cosas que pueden afectar negativamente el negocio del cliente. En cuanto a otros, 24 horas está bien. Como parte de mi gestión personal del tiempo, solo reviso los correos electrónicos tres veces al día, aunque otros, como los de ventas, necesitan revisar mucho más.
Si sabe que necesita más tiempo para responder, envíe una respuesta rápida dentro de ese período de 24 horas para explicar que, junto con un día exacto, pueden esperar la respuesta de respuesta:
Hola Pam,
Espero que todo este bien. Déjame investigar esto más a fondo y te responderé el viernes.
Mejor,
Ron
10. No envíe ni responda correos electrónicos durante el fin de semana o fuera del horario laboral
A menos que sea parte de tu trabajo. Aquí hay algunas razones:
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Esto muestra a los posibles clientes que estás desesperado.
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Esto muestra a los clientes oa su equipo que está nervioso, lo que demuestra una mala organización del tiempo.
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Esto muestra adicción al trabajo, algo que combina bien con la falta de concentración.
Además, entrenará a los demás para que piensen que usted siempre está “encendido” y comenzarán a esperar respuestas de usted fuera del horario laboral. Y si se trata realmente de una emergencia, como el bloqueo del sitio web de un cliente o algo malo para un cliente/miembro del equipo, envíe un mensaje de texto o llame.
11. Conozca sus zonas horarias
Conozca las zonas horarias de las personas a las que envía correos electrónicos. Una vez más, esto demuestra que te tomaste el tiempo extra para aprender algo, lo que demuestra que te importa.
Imagine recibir un correo electrónico de un cliente en Israel cuando comienza su día y se dirige a la cama que dice: “Buenos días”. Nuevamente, esto muestra que no están enfocados.
12. Agregue la dirección de correo electrónico de su destinatario al final
¿Cuántas veces presionaste enviar por accidente? Los sistemas como Google Gmail tienen una zona de búfer de envío, pero no todos los demás. Esto puede evitar que suene pomposo al retractarse de un correo electrónico incompleto o sin editar.
13. Mira tu respuesta a todos
El correo electrónico es público. Siempre verifique dos veces el campo de su destinatario antes de presionar enviar. Puede hablar completamente diferente a una persona que a la otra, y los mensajes pueden volverse confusos (o tener problemas si hay negatividad).
Además, recuerde que otros pueden responder a todos con una respuesta solo para usted. Téngalo en cuenta antes de enviar el mismo correo electrónico a varias personas.
14. No uses “lo siento”
Lo peor es “perdón por la demora”. Esto envía señales de que no estás organizado. En su lugar, utilice la frase “disculpe la demora”. No hay necesidad de entrar en detalles.
Otra práctica sabia es deshacerse por completo del uso de “lo siento” . La palabra muestra debilidad. No querrás sonar débil. Siempre.
15. Habla con el lector
Minimice el uso de “yo” y hable directamente con el destinatario. Esto es especialmente cierto para los clientes.
Recibo correos electrónicos todos los días: Hola, Ron, una vez fui propietario de una empresa de tecnología de siete cifras y aprendí mucho. Puedo… bla, bla, bla.
Correo electrónico eliminado antes de que termine.
Hable siempre directamente con el destinatario y mantenga la mayor cantidad posible de “yoes”.
16. Cambia lo negativo por positivo
Las palabras tienen significado tanto en el consciente como en el subconsciente. Evite usar términos como “No puedo” o “Mi empresa desearía poder” o “Si tan solo pudiera”.
Estos son varios niveles de conversaciones negativas y pueden dañar su mensaje positivo en general. Sin profundizar en la neurociencia, este tipo de conversaciones crean una programación negativa tanto para usted como para su cliente. Y cuanto más alguien escuche estas cosas, más se convertirán en un hábito.
Usa positivos. Reemplace los can’ts con las can’ts y produzca psicológicamente una conversación más positiva. En lugar de decir: “Mi empresa desea poder producir resultados más oportunos”, mantenga las cosas en tiempo presente y diga: “Mi empresa produce un trabajo más oportuno a medida que nos enfocamos en su…”.
Los correos electrónicos son las formas de comunicación que se hacen o se rompen, más aún hoy en día, ya que el trabajo remoto cambió el factor de comunicación para muchos emprendedores.
Estos consejos rápidos te ayudarán a destacar entre el ruido, simplificando y aclarando tus mensajes. Lo convertirán en un escritor de correo electrónico más seguro, lo que lo ayudará a convertirse en un empresario más seguro .
