Estaba lleno de confianza cuando lancé mi segundo negocio. Empecé mi primera aventura vendiendo nombres de dominio y hosting a los 17 años desde mi habitación y, a los 24, la vendí por 3,8 millones de dólares.
Estaba convencido de que el crecimiento de mi segunda empresa, la compañía de asistentes virtuales Time Etc, sería igual de sencillo.
Pero me equivocaba. Nos costaba encontrar clientes, los empleados se marchaban y cada mes perdíamos dinero. Toda mi pasión y entusiasmo empezaron a marchitarse y me aterrorizaba el fracaso.
Mi respuesta al problema fue trabajar más.
Pensé que si trabajaba todas las horas del día, todo se arreglaría por arte de magia. Esto es lo que siguen enseñando en las escuelas: trabaja duro y saldrás adelante.
Así que a las tres de la madrugada de un domingo estaba en mi mesa, intentando desesperadamente adelantar mi lista de tareas para el lunes.
En mi punto más bajo, trabajaba 100 horas a la semana y me sentía permanentemente agotado.
Estaba irritable y distante con mi familia. Nunca veía a mis amigos. Durante cuatro años, mi negocio apenas creció.
Entonces tuve una revelación desencadenada por el fallecimiento de mi madre en 2011. En medio de mi pena y dolor, empecé a replantearme mi vida.
Estaba dolorosamente claro que mi manera de hacer crecer mi negocio simplemente no estaba funcionando y necesitaba un cambio. Así que me dediqué a estudiar los hábitos de las personas de éxito y a aprender más sobre la psicología de la productividad.
Aprendí que las personas de más éxito del mundo no se encadenan a sus escritorios hasta altas horas de la madrugada. Trabajan con inteligencia, tienen una rutina estricta, han aprendido el arte de delegar y se conocen a sí mismos. Esto les ayuda a entender cuándo son más y menos productivos y a planificar su jornada laboral en función de sus picos y valles de productividad.
Lo que descubrí me llevó a revisar por completo mi forma de trabajar y a poner en práctica un nuevo y estricto horario semanal de 35 horas. Ahora soy más feliz y estoy más sano, paso mucho tiempo con mis tres hijos pequeños y mi negocio prospera.
El primer año después de cambiar mi horario de trabajo, nuestros ingresos aumentaron y nos lanzamos a un segundo continente.
Desde entonces, la empresa ha pasado de facturar menos de un millón de dólares a alcanzar los diez millones.
La gente apenas se lo cree cuando les digo que trabajo pocas horas. Soy una especie de anomalía entre los empresarios, teniendo en cuenta que casi la mitad (49%) trabaja más de 50 horas a la semana.
Pero la creencia de que trabajar más horas conlleva más éxito es una falacia, que yo bauticé como “el mito del trabajo duro” en mi libro sobre el tema.
Reducir drásticamente las horas de trabajo y conseguir más no es fácil; requiere una gran dosis de autodisciplina. Pero hay algunos cambios que puedes empezar a hacer hoy mismo y que pueden ponerte en el buen camino.
1. Aprende a priorizar
Reducir las horas de trabajo te obliga a ser muy selectivo con lo que incluyes en tu lista de cosas por hacer. La pregunta que me hago es la siguiente: ¿me ayudará esta tarea a impulsar mi negocio? Sólo me ocupo de ella si la respuesta es afirmativa.
También utilizo la Matriz de Eisenhower para decidir qué tareas tengo que hacer yo, qué delegar, qué hacer primero y qué eliminar. Consiste en trazar todo lo que tienes en tu lista de tareas pendientes en una cuadrícula de cuatro casillas marcadas;
- Urgente,
- Importante.
- No urgente.
- No importante.
Priorizo todo lo que es a la vez urgente e importante.
2. Delegar es una habilidad
A muchos empresarios les resulta casi imposible delegar (¡muchos de nosotros somos maniáticos del control!), pero aprender a hacerlo es una de las lecciones más cruciales que puedes aprender si pretendes reducir tus horas de trabajo.
Empieza por identificar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Puede tratarse de reservar billetes de viaje, facturar, buscar retrasos en los pagos, publicar en las redes sociales o programar reuniones. Algunas de estas tareas pueden automatizarse con programas informáticos, mientras que de otras es mejor que se encargue una persona de carne y hueso, como un responsable de oficina o un asistente virtual, pero no tú. Recuerda que solo debes hacer las tareas que ayuden directamente al crecimiento de tu negocio.
Lo mejor que puedes hacer es confiar en la persona en la que delegas. Dale instrucciones claras y deja que se ponga manos a la obra. Pero ten en cuenta también que delegar una tarea no significa que no tengas que volver a involucrarte nunca más. Lo más probable es que tengas que revisar su trabajo y darle tu opinión. Pero sigues ahorrando tiempo al no hacer todas las tareas tú mismo.
3. Sé estricto con tu horario
Para hacer todo lo que tengo que hacer en una semana, cada una de mis 35 horas tiene que estar contabilizada. Si alguien me pregunta si tengo cinco minutos para ponerme al día, la respuesta es no. Nunca empiezo un día sin saber exactamente en qué voy a trabajar.
La mejor herramienta para planificar la semana y garantizar la máxima productividad es la sencilla app de calendario. Mi calendario de Google hace las veces de lista de tareas pendientes, lo que me ayuda a ver los límites de mi día y a reservar tiempo para tareas específicas.
También establezco alertas y recordatorios específicos para mantener la presión y ayudarme a mantener la motivación, algo que es particularmente importante para aquellos de nosotros que podemos carecer de los plazos establecidos por clientes o consumidores.
4. Conoce tu flujo natural de productividad
Todos tenemos momentos del día en los que trabajamos realmente bien y otros en los que somos casi inútiles. Puede ser que te concentres mejor en tareas complicadas a primera hora de la mañana, o que no puedas enfrentarte a la resolución de problemas antes de haber comido.
No tiene sentido luchar contra ello. De hecho, ser consciente de estos altibajos naturales puede ayudarte a diseñar el horario de trabajo que mejor se adapte a ti. Hacer un seguimiento de tus niveles de productividad y adaptar tu carga de trabajo en consecuencia te ayudará a sacar el máximo partido a tu tiempo.
5. Desafía las distracciones
Yo defino una distracción como cualquier tarea que no me ayude directamente a conseguir mis objetivos.
Identificar las principales distracciones es el primer paso para hacerles frente. Por ejemplo, algunas de las mías incluyen responder a correos electrónicos, notificaciones de redes sociales y reuniones.
Piensa cómo puedes evitar estas distracciones. Si se trata de tu teléfono, puedes dejarlo en silencio en otra habitación durante las horas en las que eres más productivo. Yo programo media hora al final de cada jornada laboral para revisar todos mis correos electrónicos y ocuparme de todo lo que necesite respuesta. Me resulta más eficaz que distraerme constantemente con la bandeja de entrada a lo largo del día.
Encontrar una solución a largo plazo para esas distracciones repetidas que se comen tu tiempo es un paso sencillo para ahorrar potencialmente cientos de horas en los próximos años.
Barnaby Lashbrooke es fundador y director general de Time Etc, y autor de The Hard Work Myth.
