El papiro, inventado por los egipcios, fue el primer soporte de escritura que la humanidad conoció. Los chinos y los árabes concibieron el pergamino y posteriormente el mundo moderno los transformó en un medio de difusión de ideas en masa con la llegada de la imprenta. La historia reciente la conocen. El papel para escribir a mano, en máquina de escribir y actualmente en los ordenadores con sofisticadas impresoras láser. Nuestra historia, tradiciones, leyes, conocimientos e ideas han sido plasmadas en papel desde hace cientos de años, su uso está tan arraigado en nuestra cultura que a pesar del avance de la tecnología seguimos utilizando papel en grandes proporciones. Es indispensable y no es posible concebir una oficina sin papel. Aunque, quizás en el futuro inmediato esto esté por cambiar.
Los avances tecnológicos en los últimos años han logrado llevarnos a lugares impensables. Han instalado hábitos nuevos, han cambiado la forma en que entendemos la modernidad; sin embargo, aún están por verse los cambios más significativos en nuestro día a día: el uso del internet, el espacio virtual en la nube y el cada vez mayor uso de computadoras para trabajar nos obligarán a desempeñar nuestras labores de forma remota y totalmente digital.
¿Te imaginas que en tu trabajo no se utilizara una sola hoja de papel; que en las oficinas de gobierno los trámites fueran totalmente digitales; o que no tuvieras que llenar formatos a mano nunca más? Las generaciones nativas digitales entienden esto de forma natural, en un futuro, esa generación estará en edad y en puestos para tomar decisiones y comenzaremos a transitar hacia las oficinas sin papel de forma irremediable, entonces, ¿Cómo podemos empezar hoy a poner los cimientos del futuro de las empresas, de las organizaciones, de los gobiernos y en general de cualquier oficina?
Desde mi perspectiva, una oficina sin papel es posible en la medida de que las regulaciones del Estado sobre la firma electrónica, la validez de los documentos digitales y las reglas sobre los archivos históricos electrónicos puedan dar certeza y legalidad a las acciones de cualquier organización. En este sentido, la resistencia a la tecnología y las dudas sobre la ciberseguridad han provocado que se de marcha atrás en la regulación y la certeza del uso de estas herramientas. Esas barreras se superarán con el paso del tiempo, con la llegada de tecnologías más sofisticadas y la globalización del uso de medios digitales. Mientras tanto, debemos valorar que existen muchas ventajas en la implementación de acciones para reducir el uso de papel.
Puedes ser tú quien inicie la transformación digital de tu organización, y aquí algunos ejemplos:
– Agilidad. El uso de documentos digitales facilita la consulta, búsqueda y envío de documentos en bandejas digitales, así los colaboradores de una oficina pueden revisar, validar, compartir y trabajar de forma colaborativa cualquier documento, haciendo más ágil cualquier trámite o proceso de negocio.
– Reducción de gastos. Quizás al principio será necesario invertir en software y equipo de cómputo para comenzar con el proceso de digitalización; sin embargo, en el mediano plazo lograrás ver ahorros significativos por la reducción del uso de papelería, consumibles, mensajería, recursos humanos para el manejo del archivo y pagos por almacenamiento físico de documentos. Una oficina digital es un aliado para hacer más rentable una organización.
– Seguridad. Los documentos digitales pueden estar resguardados en un servidor local o en la nube protegidos con niveles de seguridad, usuarios nombrados y mantener un registro a detalle sobre la consulta e impresión de documentos, alertas en caso de pérdida de información, respaldos periódicos y muchas otras ventajas que brindan más seguridad a la información. Al contrario que los archivos en papel, que pueden ser manipulados con más facilidad, sustraídos y copiados o incluso destruidos de forma accidental o intencionada. Los documentos digitales dan más certeza de la información y dan más seguridad a la organización.
– Mejorar los procesos. Identificar cada uno de los procesos de negocio y automatizarlos a través de gestores de contenido dará un panorama total sobre las actividades de cualquier organización, será posible identificar el tiempo que se lleva la realización de un trámite, la autorización de un proceso, las peticiones de compras y cualquier indicador que podamos pensar que es útil para la toma de decisiones, con información medible y en tiempo real, el trabajo colaborativo se vuelve más eficiente y cualquier proceso dentro de la organización se convierte en una oportunidad para mejorar.
– Home office o trabajo remoto. Ya no es necesario pasar 12 horas en la oficina trabajando desde tu escritorio para lograr alcanzar las metas de la organización. El reciente confinamiento social le ha enseñado a muchos que el trabajo remoto o home office llegó para quedarse. Tratar de ser productivo desde casa o desde algún otro punto del planeta es posible gracias al internet y a las herramientas tecnológicas, provocando una verdadera revolución laboral en donde los colaboradores pueden ser más productivos, mejorando su bienestar económico, familiar y personal. Un correcto proceso de transformación digital de tu organización puede hacer que el trabajo, la supervisión, la gerencia y los directivos estén conectados, visualizando las actividades de los demás y midiendo los resultados de cada individuo dentro de la empresa o el gobierno.
Es cierto que la gestión documental digital tendrá de inicio gastos de implementación, adquisición de software, hardware y capacitación; sin embargo, será el mercado global quien se encargue de acelerar la implementación de oficinas sin papel cuando existan organizaciones que mejoran sus ingresos, su productividad y su eficiencia con el uso de tecnología dentro de sus procesos de negocio.
Este cambio requiere una mentalidad abierta a la tecnología, una disciplina de los directivos y los mandos medios para adoptar entre sus colaboradores el uso de las herramientas de gestión de contenido de forma natural, una cultura basada en la eficiencia y la colaboración en donde no hay espacio para la resistencia a la innovación; por ello, se requiere previo a la adopción de la digitalización un fuerte proceso de socialización del conocimiento y una transición guiada por la constante capacitación, siempre considerando a los colaboradores como el eje de cualquier estrategia de transformación digital.
Adoptar una oficina sin papel es un reto enorme que tarde o temprano tendremos que asumir. Es mejor estar preparados y conocer sus beneficios para maximizar su potencial y facilitar su implementación. Es un gran reto con grandes beneficios.
Si deseas más información sobre este tema puedes escribirme en el correo [email protected]
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